Отдел выполняет следующие функции:

• прием, учет, регистрация и отправка корреспонденции, писем, бандеролей документов, в том числе под грифом «ДСП»;
• организация обработки входящих документов университета;
• учетно-справочная работа с документами;
• обеспечение единого порядка хранения документов и оперативного использования документационной информации;
• организация хранение оригиналов организационных документов (приказы, положение о структурном подразделении, регламенты и др.);
• разработка, проектирование, организация тиражирования бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников университета, занимающихся составлением документов;
• разработка инструкции по делопроизводству в университете;
• разработка сводной номенклатуры дел;
• контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями университета;
• подготовка приказов ректора, распоряжений ректора и проректоров по основной деятельности университета;
• заверение копий документов;
• разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, находящихся на контроле;
• контроль за исполнением сотрудниками университета локальных документов университета по вопросам делопроизводства;
• прием не позднее 3-х лет после завершения делопроизводством, учет и хранение документов структурных подразделений университета, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством;
• разработка и согласование с Национальным архивом Республики Татарстан графика представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной и методической комиссии (ЭПМК) Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу и передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;
• составление и представление не позднее 3-х лет после завершения делопроизводством годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии университета и ЭПМК Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу;
• организация работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения, участие в работе постоянно действующей экспертной комиссии университета;
• проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве университета;
• подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также описей дел, актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
• создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве университета делам и документам, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом Национального архива РТ;
• информирование руководства и сотрудников университета о составе и содержании документов архива университета;
• выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;
• исполнение запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, выдача в установленном порядке копий документов и архивных справок;
• контроль за правильностью формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовкой дел к передаче в архив университета;
• контроль за своевременностью поступления в архив университета документов, законченных делопроизводством;
• подготовка и передача в установленном порядке на хранение в Национальный архив РТ документов Архивного фонда РФ;
• проведение инструктажей сотрудников университета о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив университета;
• представление в Национальный архив РТ сведений о составе и объеме документов по установленной форме;
• контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива университета условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещениях архива университета;
• подготовка оперативной информации о ходе выполнения контролируемых заданий и поручений для руководства университета;
• составление всей установленной отчетности по вопросам, отнесенным к компетенции управления.

Выдача архивных справок и документов из архива осуществляется ежедневно (кроме выходных) с 08:30 до 10:00 и с 15:00 до 17:00.