• Отдел кадров
• Отдел делопроизводства

Управление создано для выполнения следующих функций:

• документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения, командирования, поощрения сотрудников университета, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;
• участие в организации конкурсов и выборов на замещение должностей педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу;
• ведение учета личного состава сотрудников университета, оформление личных дел сотрудников университета, внесение в них новых данных;
• ведение личных карточек сотрудников университета;
• ведение текущего учета персонала с использованием средств автоматизации;
• оформление и выдача полисов медицинского обязательного страхования сотрудникам университета;
• подготовка документов для оформления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования сотрудникам университета и последующая их выдача;
• оформление больничных листов сотрудников университета в части заполнения сведений о стаже, ИНН сотрудника и номере СНИЛС;
• прием, заполнение, хранение, выдача трудовых книжек в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;
• хранение и учет бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки;
• подготовка и выдача по требованию сотрудников университета справок и копий документов в соответствие с действующим трудовым законодательством;
• подготовка электронных образцов документов для территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации;
• подготовка материалов для представления сотрудников университета к поощрению и награждению;
• контроль за исполнением сотрудниками университета локальных документов университета по вопросам работы с кадрами;
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях университета и соблюдением сотрудниками университета правил внутреннего трудового распорядка;
• связь со сторонними организациями по вопросам подбора кадров;
• разработка и проведение мероприятий по защите государственной тайны и информации с ограниченным доступом и от ее утечки по техническим и другим каналам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• ведение личных дел студентов университета, своевременное внесение в них новых данных;
• выдача по требованию студентов справок об обучении, копий документов, находящихся в личном деле студентов;
• подготовка документов для оформления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования студентам университета и последующая их выдача;
• отработка приказов и распоряжений по студентам;
• своевременная проверка отработки приказов и распоряжений дирекциями в системе «1С» и уведомление дирекций об ошибках, допущенных в процессе отработки ими приказов;
• прием обходных листов студентов, окончивших университет или отчисленных из университета и выдача им аттестатов о среднем или среднем специальном образовании;
• прием, учет, регистрация и отправка корреспонденции, писем, бандеролей документов, в том числе под грифом «ДСП»;
• организация обработки входящих документов университета;
• учетно-справочная работа с документами;
• обеспечение единого порядка хранения документов и оперативного использования документационной информации;
• организация хранение оригиналов организационных документов (приказы, положение о структурном подразделении, регламенты и др.);
• разработка, проектирование, организация тиражирования бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников университета, занимающихся составлением документов;
• разработка инструкции по делопроизводству в университете;
• разработка сводной номенклатуры дел;
• контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями университета;
• подготовка приказов ректора, распоряжений ректора и проректоров по основной деятельности университета;
• заверение копий документов;
• разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, находящихся на контроле;
• контроль за исполнением сотрудниками университета локальных документов университета по вопросам делопроизводства;
• прием не позднее 3-х лет после завершения делопроизводством, учет и хранение документов структурных подразделений университета, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством;
• разработка и согласование с Национальным архивом Республики Татарстан графика представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной и методической комиссии (ЭПМК) Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу и передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;
• составление и представление не позднее 3-х лет после завершения делопроизводством годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии университета и ЭПМК Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу;
• организация работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения, участие в работе постоянно действующей экспертной комиссии университета;
• проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве университета;
• подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также описей дел, актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
• создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве университета делам и документам, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом Национального архива РТ;
• информирование руководства и сотрудников университета о составе и содержании документов архива университета;
• выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;
• исполнение запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, выдача в установленном порядке копий документов и архивных справок;
• контроль за правильностью формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовкой дел к передаче в архив университета;
• контроль за своевременностью поступления в архив университета документов, законченных делопроизводством;
• подготовка и передача в установленном порядке на хранение в Национальный архив РТ документов Архивного фонда РФ;
• проведение инструктажей сотрудников университета о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив университета;
• представление в Национальный архив РТ сведений о составе и объеме документов по установленной форме;
• контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива университета условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещениях архива университета;
• подготовка оперативной информации о ходе выполнения контролируемых заданий и поручений для руководства университета;
• составление всей установленной отчетности по вопросам, отнесенным к компетенции управления.